KYC en business engineering

Blog

Blog

KYC en business engineering

Joep Uijlenbroek – Business en informatieanalyse.

Know Your Customer (KYC) staat voor de richtlijnen voor het kennen van je klant in de financiële dienstverlening. De wetgeving vereist dat financiële dienstverleners het uiterste doen om de identiteit en eventuele risico’s van een zakelijke relatie te verifiëren. KYC is verplicht, maar ook belangrijk om integer en veilig zaken te kunnen doen. Een goed KYC-proces zorgt bovendien voor een betere dienstverlening, minder stappen in het klantproces en levert dus een sneller, efficiënter proces op en mede daardoor een tevreden klant. De verschillende KYC-trajecten die ik als Magniv business engineer doe, hebben vaak dezelfde pijnpunten. In deze blog deel ik de drie belangrijkste lessen die wij vanuit onze ervaring in de financiële sector hebben geleerd.

Inventariseren en overleg als uitgangspunt

Elke financiële dienstverlener moet voldoen aan de KYC-wetgeving. Door de bestaande IT-architectuur en de vergroeiing van het applicatielandschap bij veel banken, is het koppelen van klantdata een grote uitdaging. Extra lastig, omdat klantdata uit verschillende bronnen en op verschillende manieren zijn verzameld. Zijn ze door de klant zelf ingegeven of overgetypt door een medewerker? Is het paspoort gescand met een app of zijn gegevens handmatig overgenomen? Wat doe je met getrouwde vrouwen die nu hun meisjesnaam gebruiken en morgen de naam van hun man? Hoe weet je of het een nieuwe of een bestaande klant is? Laat je elke onregelmatigheid handmatig controleren of accepteer je een zekere foutmarge? Hoe ver is de organisatie met de automatisering? En hoe koppel je data uit bestaande systemen met die uit nieuwe applicaties? Een flinke klus, maar wel met als eindresultaat een proces dat zoveel mogelijk is geautomatiseerd.

3 generieke pijnpunten

Bij de verschillende klanten komen wij steeds dezelfde uitdagingen tegen: het menselijk proces, uitval van data en de technische implementatie. Menselijke fouten kunnen we zoveel mogelijk voorkomen door maximaal en optimaal te automatiseren. De technische implementatie is een grote klus, maar vaak eenmalig. Uitval van data is een bijzondere. Dit gebeurt op basis van onregelmatigheden, maar ook op basis van screening. Financiële organisaties maken gebruik van screeningslijsten. Dat kan gaan om criminele activiteiten, fraude, financiering van terrorisme, maar ook extra controles bij bekende politieke personen (zogenaamde PEP-lijsten). Door de hiervoor voorgeschreven processen strikt te volgen, voorkom je zoveel mogelijk risico’s.

“De technische implementatie is een grote klus, maar vaak eenmalig. Uitval van data is een bijzondere. Dit gebeurt op basis van onregelmatigheden, maar ook op basis van screening.”

Hoe ga je om met uitval van data

Niet elke onboardingscase van een nieuwe klant is geautomatiseerd af te handelen. Bij sommigen cases blijft de menselijke beoordeling noodzakelijk. Je moet dus goed nadenken over hoe je het proces daarvoor inricht. Hoe beperk je de handmatige controles tot een minimum en zorg je dat de foutkans het kleinst is? Hoe prioriteren we deze gevallen en wat gebeurt er als er wijzigingen in de data van bestaande klanten optreden? Legal compliance speelt hierbij een rol, net als eventuele fiscale aspecten waardoor je een klant niet of juist wel mag weigeren. Ook het product maakt verschil. Gaat het om een betaalrekening, spaarrekening, creditcard of lijfrenteproduct? Allemaal zaken om vooraf te inventariseren en keuzes in te maken. Want aan de ene kant wil je een zo eenvoudig mogelijk klantproces, zodat de klant ontzien wordt en aan de andere kant wil je dat jouw organisatie voldoet aan alle wet- en regelgeving, zodat risico’s uitgesloten worden.

Samenkomen van IT, architectuur en visie

Magniv business engineering analyseert de business en de bestaande IT-architectuur en software van de klant. Op basis daarvan ontwikkelen en optimaliseren we het KYC-proces. Met als einddoel: het samenkomen van IT, architectuur en organisatievisie. Magniv wordt vaak ingehuurd waar diverse componenten van KYC samenkomen. Want zoals in de inleiding aangegeven: vaak is KYC het vertrekpunt, maar gaat het eigenlijk om het innovatief inrichten van het klantproces, waarbij we zo veel mogelijk automatiseren en toekomstgericht ontwikkelen.

Elke nieuwe applicatie heeft zijn eigen technische implementatie, maar tegelijkertijd overzien we alle informatie over het hele proces. Je wil je tenslotte zoveel mogelijk beperken tot één contactmoment met de klant. Het efficiënt inrichten van deze processen, het schakelen tussen diverse geledingen van een organisatie en ontwikkelteams aansturen vanuit deze visie vergt veel van ons als partner. In veel gevallen wordt er namelijk bij KYC of vanuit een IT-, compliance- of businessperspectief naar gekeken, maar wij beseffen dat het gaat om het geheel, de gezamenlijkheid in plaats van losse units of afdelingen.

PS: In de volgende blog ga ik in op de best practices in de markt!

Wilt u meer weten over Joep?

Bekijk dan zijn profiel. Voor een vrijblijvende kennismaking met Joep of zijn collega’s, kunt u contact met ons opnemen.