Biases, het near completion effect tijdens Agile IT projecten

Leestijd: 3 minuten – Auteur:

Wat is nu precies een bias?

Biases zijn systematische “denkfoutjes” in ons brein, ze worden ook wel omschreven als een vorm van vooringenomen of bevoordelend zijn in het (her)kennen van materie. Het komt voor tijdens kennis-, inzicht-, onderzoek- en beoordelingssituaties. Soms gebeurt het bewust, maar gevaarlijker is het wanneer het onbewust gebeurt. In de psychologie legt men een oorzaak in de manier waarop menselijke verwerkingsprocessen zijn geëvolueerd, waarbij wij onszelf hebben aangeleverd om vooral snelle beslissingen te nemen.

Biases en (IT) projecten: demotivatie en projectescalatie.

Biases doen zich voor in allerlei processen, maar zeker ook binnen IT-projecten. Behalve de menselijke psyché, zijn er tijdens dergelijke projecten nog meer attributen die invloed hebben, zoals projectkarakteristieken en tijdsdruk. Ook is het zo dat IT-projecten minder tastbaar en vaak complex van aard zijn.

Er zijn diverse soorten biases, in dit blog richten we ons op het near completion effect. Dit effect omschrijft de situatie waarin het team (project- of scrumteam) steeds dichter bij het doel komt. Naarmate het doel nadert, wordt het lastiger om vroegtijdig te stoppen. Op de werkvloer uit zich dit bijvoorbeeld in de spreuk: “We zijn bijna klaar, laten we het maar afmaken”.

Het effect doet zich voornamelijk in de staart van projecten voor. Hoe dichter bij het einde, hoe groter de kans op het effect. Daarnaast, wordt de betrokkenheid groter naarmate een project langer duurt. Uit onderzoek blijkt dat betrokkenheid een grote oorzakelijke rol heeft in de mate waarin het near completion effect zich voordoet.

Het gevolg van dit effect, is dat projecten uitlopen in tijd en geld. Vaak uit zich dat in het inzetten van meer resources binnen de originele projectperiode en het langer inzetten van de huidige resources. Wat niet onderschat moet worden, is dat het effect demotivatie kan veroorzaken, naarmate opleveringen vaker worden uitgesteld omdat het einde toch niet het einde blijkt te zijn. Maar, wat wellicht nog het meest in praktijk ervaren wordt: concessies op kwaliteit en functionaliteit.

Agile versus Waterval

Uit onderzoek blijkt dat de geïnterviewden veronderstellen dat de Agile methodiek een betere vorm van kwaliteitsborging heeft dan (bijvoorbeeld) “waterval” (Prince 2). In praktijk blijkt dat niet altijd zo te zijn. Toch, is het inleveren op kwaliteit en functionaliteit tijdens Agile IT-projecten minder dan tijdens waterval IT-projecten, dit komt door het iteratief karakter van Agile, waarbij concessies op (deel)opleveringen niet altijd een negatief effect hebben op de kwaliteit en functionaliteit van het (eind)product. Tijdens het onderzoek bleek dat 100% van de ondervraagde Product Owners concessies heeft gedaan op kwaliteit en functionaliteit om een deadline te halen. Deadlines en Agile, dat is een andere discussie die het bespreken waard is.

Near completion effect voorkomen? 3 handreikingen

Gelukkig zijn er manieren om het near completion effect enigszins het hoofd te bieden:

1. Organisaties doen er goed aan om continue te reflecteren met de gebruikersgroep, bijvoorbeeld over requirements en businesscases. Bijstelmomenten waarin voortgang besproken wordt, blijken essentieel in het tegengaan van het effect. Het zorgt voor een betere voortgangsbepaling en het near completion effect zwakt af wanneer er een duidelijke stip op de horizon is. De Agile sprinttendens biedt een uitstekende mogelijkheid voor dergelijke momenten.
2. Behalve het reflecteren, heeft het kleiner maken van (deel)opleveringen (userstories) een positief effect op het inschattingsvermogen en verkleint daarmee de kans op het effect. Goede samenwerking met stakeholders heeft ook een mitigerende invloed op het near completion effect. Goede invulling van stakeholdermanagement behoeft volgens de geïnterviewden transparant werken. Deel dus vooral de backlog met stakeholders (in functionele taal).
3. Wat is echt doorslaggevend in het voorkomen of mitigeren van het effect? Dat is het creëren van een veilige werksfeer! Niets blijkt zo belangrijk als het tonen van lef en durf onder medewerkers. Daarvoor is een veilige sfeer essentieel. Het is belangrijk dat management vertrouwen heeft en dit uitspreekt, zodat medewerkers verantwoordelijkheid durven te nemen over wat zij “creëren”.

Hoe kan Magniv hierbij helpen?

De collega’s bij Magniv zijn gespecialiseerd in het stuk tussen Business en IT, dat is waar zij floreren. Door de juiste vertaling te maken van functionaliteit naar techniek (en v.v.), creëren wij een voedingsbodem voor transparant en duidelijk stakeholdermanagement. Hiermee verkleinen wij de invloed van biases zoals het near completion effect.

Meer weten: neem dan vooral contact met ons op. Wilt u meer weten over de wetenschap achter diverse biases, in diverse scenario’s? Zoek dan eens naar de artikelen geschreven door Arno Nuijten of Nick Benschop.