Business Engineering in de praktijk: Volwassenheid van afdelingen

Leestijd: 3 minuten – Auteur:

Arnoud Gietema
Business en informatieanalyse

Verschillen per afdeling

Waarom is de ene afdeling vooruitstrevend en de andere nog nauwelijks? En hoe ga je daar als consultant mee om? In onze ervaring als consultants maken we veel mee: bij onze opdrachtgevers is de wil tot procesverbetering er vaak wel, de kennis hoe hier te komen niet altijd. Het verschilt ook per afdeling.

En je wordt door de ene afdeling ingehuurd terwijl je belanghebbenden vaak tot meerdere afdelingen behoren, met elk hun eigen niveau van volwassenheid. Diplomatiek gesteld: het komt nogal eens voor dat de ene afdeling al heel volwassen is, maar dat de andere nog nauwelijks iets van een werkstructuur heeft opgezet, nog veel handmatig doet, en ook geen behoefte heeft aan procesoptimalisatie.  Alles heeft een oorsprong en redenen.

In lijn met elkaar

Maar voor de veranderorganisatie is het nodig dat de mate van volwassenheid en ontwikkelcapaciteit tussen de afdelingen met elkaar in lijn zijn. In elk geval daar waar de veranderingen samenwerking tussen afdelingen vereisen.

Nu een praktijkvoorbeeld. Er werd bij een organisatie van hogerhand bepaald dat een finance afdeling zijn processen moest optimaliseren. Om dat te bewerkstelligen was daar ook IT-capaciteit voor nodig.  Dan moesten beide afdelingen met elkaar die optimalisatie wel kunnen realiseren. Waarbij de IT-afdeling concepten op de plank had liggen maar de uitdaging was om die qua ontwikkeling op de wereld van de finance afdeling aan te laten sluiten. De finance afdeling wilde natuurlijk vooral dat de kwaliteit van output gegarandeerd werd. Dat werd belangrijker geacht dan dat de werkzaamheden per se veel sneller moesten lopen. Zorgvuldigheid voor snelheid dus. Uiteindelijk is door beide afdelingen qua beleving en behoeften goed te begrijpen veel weerstand en onbegrip weggenomen. En de zorgvuldigheid heeft uiteindelijk niet onder het verhogen van de snelheid geleden.

Strategic alignment maturity model

Een handig hulpmiddel om in de praktijk de verschillende maten van volwassenheid te duiden kan onderstaand plaatje zijn. Waarbij niveau 1 behoorlijk ongestructureerd is, terwijl 2,3 en 4 steeds meer structuur en verantwoordelijkheid kennen en 5 daarnaast ook streeft naar steeds beter worden.

Een uitleg over de verschillende niveaus

• Initial: Het laagste niveau. Processen zijn vaak wel beschreven, maar niet welke medewerker wat dient te doen, het product is ook niet voorspelbaar. Vaak van toepassing bij opstartende afdelingen
• Managed: er is een werkbare structuur met wie wat dient te doen, maar dit zegt nog niet veel over de exacte verantwoordelijkheid per rol/medewerker. Dat is nog onderling af te stemmen.
• Defined: Hier wel per medewerker een verantwoordelijkheid bekend over de taak. Voor vervanging bij afwezigheid kunnen hier nog wel vragen ontstaan
• Learning: Naast taakverantwoordelijkheid is hier ook resultaatverantwoordelijkheid. Maar hoe hij zijn taken uitvoert of uitbesteedt is aan de medewerker zelf.
• Optimizing: De medewerker is niet alleen verantwoordelijk voor het resultaat zoals in maar brengt ook verbeteringen mee.

Voor je positionering als consultant kun je het plaatje als volgt gebruiken:

• Schat de niveaus van volwassenheid van de verschillende afdelingen in en kijk hoe je daarin als consultant kan acteren.
• Verbind die met elkaar en beoordeel of je zelf tussen de twee afdelingen de brug kan bouwen.
• Kijk in dat geval waar de wederzijdse wil ligt om te groeien naar een volgend niveau bij de ene afdeling, en de mate waarin de andere afdeling wil helpen om mee op sleeptouw te nemen.

Dit leidt tot uitdagingen. Want wil de ene afdeling snel vooruit (level 5) en de andere vindt het prima om op 1 of 2 te zitten, dan is het heel lastig om in een veranderproject samen te werken. Want de afdelingen begrijpen elkaar al snel niet. Het bovengenoemde voorbeeld maakte dat duidelijk.

Maar dit zijn wel hele leuke uitdagingen, want daar waar het lukt om over en weer begrip te kweken, krijg je leuke resultaten! Vaak heeft een onbekendheid mogelijkheden in zich die de andere afdeling niet ziet. Ook dat is een taak om als consultant over te brengen, of je nou analist, architect, ontwikkelaar of beheerder bent. Door beide werelden te begrijpen, kun je ze bij elkaar brengen!